Як написати лист, щоб на нього відповіли

Кожен з нас отримує багато листів. Та й відправляє не менше. Коли ми складаємо важливий лист, ми розраховуємо, що на нього дадуть відповідь або зроблять те, про що ми попросили.

Однак, якщо ви порахуєте кількість вхідних листів і помножите на час, який потрібно, щоб прочитати і відповісти на все — ви будете в шоці. Робочого дня вам просто не вистачить.

Існують нескладні прийоми, які збільшать ваші шанси отримати відповідь. Якщо ви підете цих порад, вам будуть вдячні.

1 . Пишіть коротко і по суті

Люди часто пишуть дуже багато. Коли

я складаю важливий лист, в основному я думаю не про те, чого б ще дописати, а про те, що я можу викинути. Коли справа стосується електронної пошти, менше — значить краще. Якщо ви сумніваєтеся, чи потрібно щось писати — не пишіть.

2 . Найважливішу прохання розміщуйте на початку

Багато відправляють листи без » заклику до дії «. Постарайтеся писати так, щоб читач зрозумів, чого ви намагаєтеся добитися. Якщо ви не припускаєте ніяких дій у відповідь, повідомте про це відразу: «інформація в листі

— просто для вашого відома, ніяких дій не потрібно «.

Складне питання не завжди виходить описати лаконічно. Якщо у вас вийшло багато тексту — повідомте своє прохання на самому початку.

Коли я пишу суперважливе лист із зазначенням обов’язкових термінів, я виділяю основну інформацію червоним кольором і жирним шрифтом. Приклад : я пишу листа із запрошенням до участі в будь-яку подію. Я виділю червоним кольором дату події, дату, до якої потрібно підтвердити участь, і місце проведення події. Вся ця інформація буде в самому початку листа.

3 . Розбивайте великі листи на параграфи

Коли листи стають занадто довгими через велику кількість деталей, я розбиваю їх на параграфи (як в цьому пості ) . Добре структурований текст допомагає зрозуміти, про що йде мова. Крім того, читачеві буде простіше швидко переглянути лист і знайти потрібні дані. Якщо одержувач відкриє ваш лист і побачить величезний блок тексту, він, швидше за все, відмахнеться і переключиться на решту пошту ( перечитайте пункт 2 — якщо ви напишете все найважливіше на початку і виділіть жирним шрифтом, одержувач хоча б запам’ятає, чого ви хотіли) .

4 . Пишіть комусь одному

Це дуже важливо. Це — основна причина, чому я взявся за цей текст. Я часто бачу людей, які пишуть відразу всім. Наприклад, CEO, який пише всьому правлінню : «будь ласка, допоможіть мені розібратися з Google » або » погляньте на список потенційних інвесторів і скажіть мені, що думаєте «.

Навіть якщо люди добре мотивовані, вони навряд чи дадуть відповідь на звернення до групи. Це може підтвердити будь-який соціолог.

Уявіть, що ви отримали лист, в якому говориться: » Ей, Сара, я б хотів попросити тебе про невелику послугу… » , — або навіть : «Сара, 17 лютого я проводжу захід і хочу знати, чи зможеш ти прийти » . Ви розумієте, що цей лист адресовано особисто вам. Якщо ви не відповісте, ви підведете свого співрозмовника.

Коли ви відправите лист з текстом: «Я б хотів, щоб хтось допоміг мені… » , — все вирішать, що допоможе хтось інший. Так, є люди, які відповідають на подібні листи. Але їх набагато менше, ніж тих, хто відгукнеться на персональне звернення.

Повірте моєму досвіду — я пробував обидва варіанти протягом багатьох років.

Найпростіше зробити так: напишіть загальну частину листа, яка буде однаковою для всіх. Після цього створіть кілька варіантів тексту. Додайте ім’я того, до кого звертаєтеся. Я часто приписую щось персональне на початку кожного листа і / або змінюю дані, що відносяться до питання.

Звичайно, це важче, ніж написати один лист для всіх. Тому, у разі, якщо питання не дуже важливий, я роблю масову розсилку. Однак, якщо мова йде про щось серйозне, я пишу особисті листи.

Я знайшов додаток, який має полегшити мені завдання. Воно називається ToutApp. Я познайомився з його творцем і спробував демо — версію. Мені сподобалося, як воно зроблено і що вміє.

5 . Тема листа повинна бути вагомою

Тема листа означає не менше, ніж текст твіти або назву статті. Ми — покоління втікачів читачів. Ми переглядаємо заголовки листів, щоб зрозуміти, які з них потрібно відкрити. Через кілька днів, якщо лист не прочитано, воно, швидше за все, пропало без вісті. Якщо про нього не нагадати, на нього ніколи не дадуть відповідь.

Тому пишіть заголовки так, щоб ваші листи читали!

Я пишу щось на кшталт:

    невелика, але дуже важливе прохання важливе вступ : компанія a / компанія b закінчуються місця на круглому столі » Майбутнє ТВ» — підтвердіть участь на цьому тижні невеликий питання — ви можете допомогти?

Або якось так. Ще раз, я не завжди пишу ідеальні заголовки — я часто натискаю «відправити » , не думаючи. Однак, якщо це важливий лист — від його заголовка залежить доля відповіді.

6 . Час дня має значення

Не відправляйте важливі листи ввечері п’ятниці ( тільки якщо у вас дуже термінова справа ) . Я зазвичай пишу текст листа в кінці тижня, а відправляю вранці в понеділок. Я хочу, щоб лист був на початку списку, а не в самому низу. Багато хто починає свій робочий день з перевірки пошти (хоча фахівці з продуктивності радять не робити цього!)

Мені сказали, що ToutApp уміє відправляти листи за заданим розкладом.

До речі, якщо я пишу пост для блогу в суботу, вранці понеділка я нагадую про це в Twitter — з тієї ж самої причини.

7 . Намилити, змити і повторити

Коли я був молодшим, я страждав, якщо на мої листи не відповідали. Сам я тоді отримував мало листів і міг відповісти всім.

З роками я зрозумів, що деякі люди перевантажені і не можуть обробити все, що їм приходить. Чим вище ваша посада, тим складніше вимоги, більше роботи, і так далі. Чим старше ми стаємо, тим більше у нас відповідальності за межами роботи, і тим менше людей сидить до 2 години ночі, щоб відповісти на кожен лист.

Тому просто відправте ваше прохання ще раз. Я зазвичай тисну «відповісти всім» , щоб адресат побачив, що це другий лист на ту ж тему. Я нікого не звинувачую. Це нерозумно. Якщо я говорю з важливими людьми, то поставити їх у незручне становище — останнє, чого я добиваюся.

Я просто пишу щось на кшталт: «Я знаю, що ви дуже зайняті. Сподіваюся, ви не заперечуєте проти того, щоб мій лист знову потрапило в ваше поле зору » і повторюю своє прохання.

Зачекавши деякий час ( щоб не виглядати настирливим жебраком ) , я відправляю лист втретє. І кажу: » Прошу вибачення за повторний лист, я не хотів бути нав’язливим. Однак, я сподіваюся, що у вас знайдеться дві хвилини для мене до наступної середи, щоб… «.





Ребенку исполнился год. Чтобы звучал голос. Очищающие кремы это.
Як написати лист, щоб на нього відповіли
Рубрика: UA.